上手な話し方・相手をイラつかせずに用件を伝えるポイント

上手な話し方は、何より簡潔さが大事! 話し方、話す順番、語尾……全部ひっくるめて余計なものをバッサリ切り落とし、誰からも頷かれるくらいの説明上手になっちゃいましょ♪

上手な話し方・相手をイラつかせずに用件を伝えるポイント

上手な話し方を身につけるコツ

相手に話が分かるように状況を説明して、登場人物の心理を話、確実に伝えたハズなのに『つまりどういうこと?』と言われたらガッカリしますが、上手く伝わらない原因はアナタの話し方にある可能性が大きいのです。

プレゼンテーションや重要な件の報告、商談や就活・受験の面接など、説明が不可欠なシチュエーションでは、致命傷となりえる説明下手を直すにはどうすればいいのでしょうか?

説明上手になるコツは”相手に伝えたいポイントを明確にすること”が大切です。相手に話を伝えるスキルがアップする、上手な話し方を身につける秘訣を紹介します。

1.最初に結論を話す

まずは『自分の言いたい事』から先に話すと聞き手が理解しやすく、その後の話にも引き込まれるので効果的ですし、難しくない話し方のコツなので今すぐにでも実践できますよ。

悪い例

『○○の件なんですが、少しトラブルが発生しまして、解決しようと頑張ったのですが結局ダメで、○○の納期が1週間後に迫っているんですけど、間に合いそうになくて困っているんです』

問題が発生したことを知り、相手も早く解決したい気持ちになっているのにタラタラとして報告では、いっそう相手を怒らせます

良い例

『トラブルが発生し、○○の納期に遅れそうなのでアドバイスが欲しいです』

『納期が遅れそうなのでアドバイスが欲しい』という、こちらが相手に求めていることを最初に伝えることで、相手もアナタの説明を聞く心構えができます。

もちろん、その後に理由の説明が必要になりますが、焦らずに落ち着いて話すようにしてくださいね。

上司に仕事の報告をする女性

2.補足は後から付け加える

ただ結論だけで済ませるわけにはいかないので、補足は必要ですがポイントを伝えるだけでOKです。あーだ、こーだと補足が長引くと、結局、何が言いたいのか分からなくなるので注意が必要ですよ。

悪い例

『先方に○○を頼んでたんですけど、相手が勘違いしていたらしく、間違ってきた数字をこっちも見落としてしまっていて、修正の依頼をだすのに時間が掛ってしまって、○○さんにどうして見落としたのか理由をきくと、○○だったからミスしたとのことなんですが、云々カンヌン…』

一生懸命、説明しようという気持ちは分るものの、残念ながら”何を伝えたいのかが把握できない”のでウンザリしますよね。

良い例

『先方の勘違いで依頼していた○○に間違いがあり、数日、見落としたままでした。チェック体制に不備があり、修正依頼をするまで○日間の時間を要してしまいました。ミスの原因と改善策は改めてご報告いたします。申し訳ございません』

この例は、納期に間に合わせることが優先されるので、そのために上司に相談しています。

ミスの原因については、この場で説明しても納期の解決にはなりませんので、再発防止のために”原因と改善策をまとめて報告する”のがベストです。

上司に書類の内容を話す女性

3.短い言葉で伝える

誰かに何かを説明するときは『○○です』『○○しました』など、簡潔すぎるくらいの言い方をしたほうが相手に伝わりやすいのです。

『しようと思ったんですけど…』『そうじゃなくって…』と、言葉尻を濁す話し方は自信の無い印象を与え、情報の正確性を疑われることがあります。

4.箇条書きを使う

書面を見ながら説明をするときは箇条書きにして準備しておくと便利です。

  1. 区切ってあるので見やすい
  2. 何が要点なのかすぐ分かる
  3. 説明する側も説明しやすい

上記の利点があります。

5.要点の数を先に伝える

『私は皆さんに伝えたいことが3つあります!』と、最初に”数”を提示します。

そして…、

『1つ目は、聞く側が理解しやすくなるからです』
『2つ目は、区切りがつくので説明もしやすくなるからです』
『3つ目は、順を追うので聞く側も説明する側も整理しやすくなるからです』

と…、順を追って、3つのポイントを説明します。

黒板やホワイトボードが無い場所で、プレゼンしたい相手に箇条書きにした文字を読んでもらうことが出来ないときでも、指でポイントの数を示しながら説明すると相手にはっきり伝わるメリットもありますよ。

プレゼンを行う女性

6.文章をダラダラと繋げない

1つ1つの文章は短くても、ダラダラ説明すると伝わりにくくなります。

悪い例

『この時期は○○ですが、そんな時にお勧めなのが△△で、毎日続けるのが、おすすめですが、それだとお値段が気になるところと思いまして、当社としましては…』

良い例
  • 『この時期は○○なので、コレが、お勧めです。』
  • 『お値段が気になるようでしたら他の方法もありますが、毎日続けるのが効果的です』

ビジネスで商談をするときは、言葉を短くするだけでなく”言い切って区切ること”が、相手に伝えたいことを理解してもらうポイントになります。

7.『です』『ます』で言い切る

『~だと思います』など、語尾を曖昧にされると、説明されている側は不安を感じるので自信を持って言い切ることが大事です。

悪い例

お客様:『もっと安くならないの?上司に相談してみてよ~。安くなるなら考えるよ』

あなた:『え~~~、そうですね~、お値段に関しては無理だと思うのですが…。』

これでは、話が前へ進みません。

良い例

お客様:『もっと安くならないの?上司に相談してみてよ~。安くなるなら考えるよ』

あなた:『申し訳ございません!お値段に関しては全てのお客様に公平に設定しており、ご期待にそえません!』

大切なことは臆せずビシッと事実を伝えます。

もし、お客様がよろこぶ別の提案があれば、言いにくいことを伝えた後に切り出しましょう。

8.強調する言葉の数を抑える

  • 『とても』
  • 『物凄く』
  • 『非常に』

取り引き先と商談しているときや、何かに共感してもらいたいとき、”自分が勧めるモノの良さを強調する言葉”を使い過ぎると、胡散臭い印象を与えて信用されないことがあります。

日頃の癖で、つい言ってしまいがちな人は、誰かに何かを説明するときだけでも封印しておくのが無難ですよ。

9.ゆっくりと落ち着いて話す

早口で話すと相手は話の内容を聞きとることに集中しなくてはいけないので、肝心のポイントが頭に入ってきません。ゆっくりと落ち着いて話すと相手の心に余裕を与え、話の内容も理解されやすい大きなメリットがあります。

仕事の契約に成功した女性

説明上手は円滑にコミュニケーションの基本

ひたむきに説明しても相手に上手く伝わらない、自分も疲れるでは、お互いにストレスが溜まる一方です。説明が上手く伝わらない原因を見直し、話上手になるコツを実践してくださいね。

最初に結論を話す
補足は後から付け加える
短い言葉で伝える
書面の説明は箇条書きを使う
話す要点の数を先に伝える
ダラダラと文章を繋げない
言い切る形を心掛ける
強調する言葉の数を抑える
ゆっくりと落ち着いて話す

上記のコツをマスターすれば、話上手に近づいて自信もつきますし、大事なプレゼンや報告、商談・就職の面接もバッチリと乗り越えられますよ。

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