仕事の効率化を実現させる・生産性が上がるテクニック

仕事の効率化を図る方法を紹介します。仕事の早いデキる人というのは単に作業スピードが速いわけではなく、自分のスケジュールを見直しムダな思考や動き、業務を確認し削っているのです。ぜひ彼らの習慣をマネしましょう!

仕事の効率化を実現させる・生産性が上がるテクニック

仕事の効率化に必要な物とは何か

サクサク仕事を終わらせられる有能な人が、あなたの周りにもいませんか?残業してしまう人と定時に帰れる人との間に差がつく原因は「仕事をどれだけ効率よくこなすか」を意識しているかどうかということです。

定時には仕事が終わるのに生産性の高い人を見習って、効率的な働きとは何かを今一度考えてみましょう。

仕事を2つに分ける

仕事を段取りや予定を立てる「考える業務」と、実際に書類や資料を作成する「作業する業務」の2つに分けてみましょう。このとき「考える業務」は脳が活発な午前中、特に朝食を摂った後の朝に行いましょう(注1)。また、上司に複数の仕事を頼まれた時など、多くの業務を並行して進めなくてはいけない日は、締め切りや他人の仕事の進捗具合といった様々な要素から仕事の優先順位を付けるのも午前中がおすすめです。

朝に仕事をするビジネスマン

仕事の全体像をみた上で業務の優先度をつけるので、仕事が効率的に進みます。また、一度優先順位を決めておけば、新たな仕事が途中で入らない限りは作業に集中できるので、「作業する業務」をこなすスピードが速くなります。

午前と午後で作業を分ける

午前中は脳の活動が活発なので頭を使う作業を行い、午後は事務処理などの単純な作業を中心に行います。

作業開始時には作業内容・スケジュールや前日の未決定・未処理事項を確認し、終了後には残りの業務や保留事項を整理すると、次にすべきことが明確になります。(50代/男性)

何をすべきか明確にしてから取り掛かる

仕事を「思考」と「作業」の2つに分けること。

まず、仕事を始める前に「思考」として、作業における段取りや方向性についてじっくり時間をかけて作る。その時にメリット・デメリット、問題点を出来るだけ明確にする。

次に全ての段取り・方向性が決まった上で実際に「作業」に取り掛かる。この段階では「思考」で決めた業務を行うだけの状態になっているので、途中で悩んだり作業を戻したりする事がほぼなくなる。

ひたすらに作業を行うだけの状態になれば、当然作業スピードが上がる。また、一度「思考」で問題点を明確にしておくことで、課題を意識しながら作業できるため、同じミスをすることが少ない。

当然、途中での変更や軌道修正などが出てくるが、この取り組み方を元に仕事をくり返していくと「思考」時点で的確な全体像を見る力がついてくる。(30代/男性)

タイトル

やることをリストアップする

ToDoリストは書くことで今日やるべきことが「見える化」されますし、やり終えた項目を消したときの達成感は嬉しいものがあります。しかし、ここで気を付けてほしいのがToDoリストに書き込む内容は、必ず「その日のうちにやらなくてはいけないこと」だけを書きましょう。

何故かというと心理学の研究に、達成した事柄よりも未達成の物事をより記憶しているという「ツァイガルニク効果」(注2)というものがあり、人間は出来なかったことを引きずりやすいのです。終わらなかったと思い悩むよりも、自分が1日に出来る仕事量を把握してムリのないスケジュールを組み立てる方が効率的なのです。

スケジュールをつける

ToDoリストを作る

毎日、やることリストを書くことで、その日にしなければならない作業に優先順位を付けて、効率的に順次こなしていきます。

各項目には実施する順に番号付けをし、完了したら思いっきり太ペンで消していきます。削除マークをつけることで、達成感を感じられるわけです。(40代/女性)

やるべき事をピックアップする

仕事を始める前に「今日やるべきこと」を書きとめたメモ用紙をデスクに貼り付け、終わった項目を二重線で消していきます。

これをやると「次に何をやろうかな。何をしたらいいのかな」等と迷う必要がなく、すべきことを淡々と終わらせることが出来て、かなりの時間短縮になります。(50代/男性)

期限を意識する

仕事の期限を意識することで、いつまでに何を終わらせるべきかが分かります。自分の力量も鑑みつつ長期的なスケジュールを立てられる人は、無駄がなく効率的に働けます。

手帳に仕事の予定を書く

初めから無理のないスケジュールを作るのは難しく、ほとんどの人はどの作業にどれくらいの時間をかけているかをあまり意識していません。初めは1日24時間をどのように使っているかを記録し、「時は金なり」という言葉を改めて考えてみましょう。自分の時間を見えるようにすることで、無駄な時間というものがハッキリします。

無理のないスケジュールを立て実行する

仕事を効率的にこなす為には、仕事が与えられた期限内に終われるように、きちんとスケジュールを立ててこなすことだと思います。

また、上司や後輩、同僚との関係を良くしておくと仕事をやりやすくなるので、職場の人間関係をよくすることも、効率的に仕事をこなす上で大事だと思います。(20代/女性)

スケジュールを意識した逆算思考

逆算思考を持ってスケジュールを意識することが、一番シンプルですが大切なことだと思います。

まず、最終的に到達しなければいけない目標はどこかを見極め、そこから逆算して、いつまでにどの作業を終わらせておくべきかを、細かく考え決めていくことが大切です。(20代/男性)

ゴールを意識する

スケジュールをはっきりさせたら、次は「この仕事のゴールは何か」を意識しましょう。期限通りに終わらせることだけが仕事ではなく、業務の質というものも求められます。何をすべきか、何を求められているのかを考えることで、改めて自分やチームが目指すべきものが見えてきます。

仕事をするビジネスマン

いるべき人がいない、予定より遅く始まり遅く終わる…という会議はムダなものです。初めにチームでゴールをはっきりさせておけば、プロジェクトで何か問題が起きたり行き詰ったりしても、解決策の無いダラダラとしたミーティングを行うムダが省けます。

ゴールを意識する

個人でもチームでも明確なゴールを定めてから仕事を始めています。特にチームで行う仕事の場合、全員が同じゴールを目指せるようにプロジェクトのゴールを明確にします。

例えば「顧客は会社に何を求めているか」「会社は自分達に何を求めているか」「その為に何が出来るか」など、チームの最終的なゴールは何かをハッキリさせることで、プロジェクトが途中で行き詰まったとしても、全員共通のビジョンを振り返ることで、無駄な作業や会議をする頻度が減ります。(40代/女性)

仕事も机も整理整頓

仕事を効率的にこなしたいのであれば、机や書類、資料の整理整頓は欠かせません。さらに、一番手を抜いてはいけないのが頭の中の整理です。脳内やデスクを綺麗に整理整頓しておくことで、仕事に必要な物は何かを把握したり、どう業務を進めれば効率的か考えたりすることが、もっと的確にスムーズに判断できるようになります。

整理整頓された机

整理整頓が大切

仕事を効率的にこなすには、分類、整理整頓が大事です。事務であれば、処理済、未処理の書類を分類する事です。緊急性のある書類から順に並べ、大事な部分には蛍光マーカーで印をつけ、必要であれば手帳に赤字でメモを挟むだけでも違うと思います。

また仕事が終わっても、次に仕事をする時の優先順位を考えながら書類や資料を分類するだけで、時間の短縮になります。(30代/女性)

反省点をあぶりだす

業務効率化を図るためには、反省という要素は必要不可欠です。「もっと良い方法があった」「あそこを失敗した」という反省をすることで、自分の課題が見えてきます。毎日コツコツと反省点を改善していけば、仕事の出来る人になるのも遠い話ではありません。

仕事の反省点を確認する男

仕事終わりの反省会

家に帰ったら5分~10分間、今日の仕事の反省をします!何が悪かったか気付けただけで、次の日の目標ややるべきことが定まります。

あとは一日の仕事の流れを確認して、どの順番で仕事に取りかかれば効率良く仕事が出来るかを考えます。(30代/男性)

仕事の効率化を図って無駄をなくす

残業をしていると、ネガティブな感情が起きたり働く目的を見失ったりしやすいものです。最近残業が多いと感じている人は、まずは自分の時間の使い方を見直してみましょう。時間の使い方が下手なところを見つけたなら、改善策を考えるのです。中でも、今回紹介したやることリストを作るというのは手軽に出来て、達成感も得られるのでおすすめです。

ぜひ自分の働き方を改めてチェックして無駄な動きや時間をなくすために、今回紹介した方法を駆使して仕事の効率化を図りましょう。