仕事がスムーズに進むスケジュール管理方法
コミュニケーションスキルや提案力、ビジネスマナーにPDCAサイクルによる生産性の向上など、仕事で求められるものは様々ですが社会人としてマスターしておきたいものといえば、自分の予定を組むために把握しておきたい「スケジュール管理能力」ですよね。
自分の予定がハッキリと覚えていなかったり、視覚化出来ていないと「どんな作業予定が入っているのか」「何をしなければいけないのか」把握できなくなったり、用事が入っていたことをすっかり忘れていたり…、何かと忙しい現代では次から次へと入ってくる予定の管理だけで手いっぱいになるものですよね。
社長秘書や有名人のマネージャーや付き人のように、忙しい自分の予定をしっかりと把握して、次は何をすれば効率良く動けるのかアイデアを出してくれる人がいれば困ることはありませんが、そんな都合のいい話はありません。
ですが、自分に合ったスケジュール管理術を実践すれば、アナタの手帳やスマホが敏腕秘書やマネージャーのように生まれ変わるのです。
しっかりとスケジュール管理が出来ていないと、自らの信用や信頼を失うことにも繋がりかねませんので『仕事がデキる人を目指したい！』とキャリアを積んでいきたい人に「スケジュール管理に使える習慣」と「スケジュール管理レビュー」を紹介します。
何か仕事を振られても『忙しくて時間がないよ！』と、慌ただしく仕事をする日常を改善するためにも自分に合った方法を探しながら実践してくださいね。
目次
スケジュール管理に使える習慣
重要な仕事の締め切りや会議の日程を忘れないでおくためには、どんなことを習慣化すればいいのでしょうか？
１．ふせんで優先順位をつける
自分の予定を忘れないで、おくためにも、付箋に「今日やること」を書き込みTodoリストとして活用する方法があります。
まずは細いタイプの付箋を用意して「スケジュール１件につき１枚の付箋」を使い、思いつく予定を書き込んでいき、デスク周りや日報ノートに並べて貼り付けていきましょう。
付箋を並べる時のルール
優先順位の高いものから順に並べる
終わったスケジュールは剥がして捨てていくことで、自分の予定がどれだけ残っているかを一瞬で把握することが出来ますし『あっ、この予定忘れてた…』と、ミスをすることも少なくなります。
スケジュールの日程が変わっても、新たに書き換えるか並び替えるだけで済むので簡単ですし「大事なスケジュール」と「優先度の低い予定」を色分けすると、より管理しやすくなります。
ですが、付箋を長期的に繰り返し使っていると時には自然に落ちることもありますので、基本的には「その日の内に終わらせることが出来る仕事」に適したスケジュール管理術です。
２．予定は１つにまとめて管理する
仕事とプライベートのスケジュールを別々に管理していると、どちらかをチェックし忘れて新しいスケジュールを入れる結果となりやすく予定が重なり合い、後で大変な目に合う可能性も否定できません。
１つにまとめるメリット
ダブルブッキングを防止することが出来る
予定が重なり合わないようにするためにも「仕事」と「プライベート」のスケジュールは１つにまとめて管理することで時間調整もしやすくなりますし「いつ予定が空いているのか」を一目で理解できるので新しい予定も入れやすくなるのです。
「仕事の予定は青、プライベートの予定は赤」など、アプリに入力するタグ付けや手帳に書き込む色を変えることで分かりやすくなりますね。
３．ウェブカレンダーや手帳アプリを活用する
スマートフォンを利用している人は、ウェブカレンダーや手帳アプリで全ての予定を管理することが出来ます、デザインも「女子向けの可愛いもの」から「シンプルなもの」「スタイリッシュなもの」まで色々あります、アナログな手書きの手帳も見直されているものの、デジタルなスケジュール・タスク管理アプリの手軽さはやっぱり魅力的です。
デジタルでスケジュール管理するメリット
いつでもどこでも編集できる
デジタルでスケジュール管理するデメリット
スマホが電池切れの時は確認できない
同期機能が使えるアプリならスマホ・タブレット・PCなどの複数端末から、いつでもどこでも予定の確認や編集をすることが出来ますが、スマホやノートPCが電池切れの時にはアプリも起動できないので確認も出来ないデメリットがあります。
また、ウェブカレンダーや手帳アプリにはアラーム通知機能を使えるものもあり、予定時刻前の好きな時間にアラームが鳴るように設定することが出来るので大切なスケジュールを忘れずにしっかりと管理することが出来ます。
まさに求めていた秘書やマネージャーのような存在にすることが出来ますし、アプリによっては共有機能もついているので１つの仕事を多人数で進めていくプロジェクトにも適しています。
ですが、せっかくの秘書も手帳での管理と同様にスマートフォンが手元にないとせっかくの通知も無意味と化すので、日頃から肌身離さず持ち歩くように心がけてくださいね。
４．長期の仕事は中間目標を決める
長期に渡るスケジュールを管理する時には、万が一のトラブルに備えるためにもスケジュールに余裕を持たせたほうが気持ち的にも楽に進めることが出来ますが、進捗状況を把握していけなれば締め切りまでに「急いで仕事をしなればならない」のか「余裕をもって仕事をすればいいか」分からずじまいです。
中期目標を設定するメリット
遅れが発生していた場合の対応が可能になる
長期の仕事では何が起こるか分かりませんし予定通りに進めばいいのですが、なかなか思うようにいかないこともあるので、面倒でも定期的にスケジュールの見直しを行うことで万が一の遅れにもしっかりと対応できるようになるのです。
５．移動時間にも余裕を持たせる
営業マンなど外回りの多い仕事では、移動時間のムダを省くのも大事なポイントで約束の時間ギリギリだと身だしなみも崩れやすいので品位にも欠ける印象を与える原因となります。
慌てて仕事の話をするデメリット
肝心なことを伝え忘れる可能性がある
５～10分前には先方に到着して、化粧室で身だしなみをチェックするくらいの心構えを持つことが理想的です。
車で移動をする際には渋滞にも考慮して時間に余裕を持って出発したり、電車で移動していても事故などで遅れる可能性もあります、アナタのイメージを悪くしないためにも遅れそうな時は相手先に電話を入れるなどの対応を忘れないようにしてくださいね。
スケジュール管理で役に立ったもの
会社で働く男性や女性、家事に忙しい主婦が実際に行っているスケジュール管理方法を紹介します。
コンパクトサイズの手帳／30代主婦
現在30代の主婦ですが、スケジュール管理のために中学生の頃から20数年、手帳を愛用しています。
バッグに入れても邪魔にならないコンパクトサイズの手帳で「細かいスケジュール」はもちろんのこと「お土産やお祝い金、誕生日プレゼントなどの頂いた物」「後で調べたいこと」や「気がついたこと」をすぐに書くことが習慣になっています。
また「ボールペン」ではなく「シャープペンシル」を使うのもポイントで、予定はしょっちゅう変わりますし、簡単に修正できるからです。
最近ではスマホもありますが、やはり何年経っても見返せる手帳のほうが便利なアイテムだと感じます。
１ページ１週間タイプの手帳／20代会社員
私が実践しているスケジュール管理方法は「手帳」と「付箋」を使うものです。
付箋は２色用意して、１色は会議や出張などの予定、もう１色には作業の締め切りなどのTodoを書きます。それを開いてすぐに目に入る中表紙に貼りつけています。
上に行くほど重要な物にしていて、用事が終わった付箋は次々と捨てていきます。スケジュールの優先度が見えるので忙しくなっても慌てずにこなすことが出来ますよ。
手帳のカレンダー欄には「会議」や「○○出張」など、簡単な言葉しか書かないのでスッキリと見やすくなる利点もあります。
スマホとカレンダーで管理／20代主婦
手帳を普段から持ち歩くことがなく、買っても家に忘れてきたり途中で書くのが面倒になることが多いので「自宅にあるカレンダー」と「スマホのアラーム」を利用しています。
自宅のカレンダーは１番目に入る場所にかけて、その月にやらなければいけないことを書き足していき、家賃の振り込みなど特に重要なものは赤ペンで書いています。
それでも忘れそうな時には、スマホのカレンダーにあるアラーム機能を使って気がつけるようにしています。かさばる手帳よりもスマホのほうが肌身離さず持っているので便利です。
スマホ標準のカレンダー／30代子育てママ
会社にいる時は机に手帳を置いていましたが、今は育児休暇中で仕事をしていないので「スマホのカレンダー」を手帳代わりにしています。
子供の予防接種予定日や、家族の予定をカレンダーの種類に分けて入力しています。特に子供の予防接種は種類も多く、次回の予防接種まで何日間か期間を開けないといけないので、分かりやすく便利です。
また、子供が起きている時には落ち着いて手帳に書き込めませんが、スマホだと寝かしつけたあと一緒に横になりながら予定を入力できるのでオススメです。
スケジュール管理術はスキルアップへの第１歩
業績などで成果を上げたとしても、時間や納期にルーズでは「仕事がデキる人」とはいえず、相手がいるビジネスシーンでは求められたことを確実・誠実にやり続けることが、上司や同僚などの会社の人から一目置かれる評価に繋がるのです。
「仕事のデキる女は１日にして成らず」ですので、常日頃から体調管理やスケジュール管理を怠らずに、周囲からの信頼と評価を確保し居心地のいい充実した日々を送ってくださいね。
