25分が鍵を握る!ポモドーロテクニックで効率あげる管理術

集中力を持続させて作業効率を上げたい人におすすめの方法が、「ポモドーロテクニック」です。25分の集中と5分の休憩を1セットにした時間管理で生産性の高いパフォーマンスを発揮することができます。

25分が鍵を握る!ポモドーロテクニックで効率あげる管理術

時間を区切る管理術!ポモドーロテクニック

ポモドーロテクニックとは、25分間を1つの作業の区切りとして考えた時間管理術です。細かいタスクと短めの休憩で集中力の高い状態に維持し、生産性を上げることを目的としています。

特に大きなタスクに取り組むときに効果を発揮する方法です。時間がかかるタスクを分割し、短時間の集中を反復して行うことで作業効率をアップさせます。集中の合間に休憩をとることができるので、仕事のモチベーションをキープすることもできます。

ポモドーロテクニック?呼び方の由来

ポモドーロはイタリア語でトマトという意味です。提唱者のFrancesco Cirillo(フランチェスコ・シェリロ)がトマトの形をしたキッチンタイマーを使用して25分間を図っていたことから、この時間管理術をポモドーロテクニックと命名されました。

ポモドーロテクニックのやり方

やり方はシンプルで、とても簡単です。
25分を「1ポモドーロ」という単位で考えます。1ポモドーロの間は、あらかじめ決めたタスクに集中します。

1ポモドーロ後に5分の小休止、4ポモドーロ終了後には15~30分程度の休憩をとります。具体的な方法は次の通りです。

用意するもの

・TODOリスト
・キッチンタイマー(アプリなどでも可)

キッチンタイマーとTODOリスト

ポモドーロテクニックの手順

①.やるべきことからポモドーロ単位でスケジュールを組む
※数分で終わる細かい作業なら複数の組み合わせで1ポロモード、100分かかる作業なら4ポモドーロでの積もりでも可能
②. タイマーをセットして25分間集中して作業に取り組む
③. 1ポモドーロが終わったら5分間の休憩をとる
④. ②と③を繰り返す
⑤. 4ポモドーロ終了ごとに15~30分程度の休憩をとる
⑥. ②~⑤を1日数回繰り返す

スケジュールサンプル
ポモドーロテクニックのスケジュール例

作業が中断したときは?

タイマーが起動した後は、25分間集中してタスクに取り組むことができなければ失敗です。例えば、後回しにできない急な来客や電話対応などの状況です。
この場合、中断したところから再開するのではなく、新たに1ポモドーロやり直します。

ポモドーロ中に話しかけられたら?

どうしても急ぎで取り掛かる必要のある仕事の依頼でなければ、ポモドーロ中の要件は先送りにできないか相談するべきです。

先送り交渉術

・今は手が離せないからあとで対応すると伝える
・スケジュール帳にメモを残す
・インターバル時間に折り返しで連絡する

集中して取り組んでいる手前、他の人から「優先タスクを終わらせてからでもいいですよ」と言ってもらえる雰囲気を作っておきましょう。

ポモドーロテクニックの心髄は自分のペースを崩さずに時間を活用できることにあります。できるだけ周りの理解と協力を得られる環境づくりが大切です。

ポモドーロテクニックで成果を出す秘訣

方法は簡単なポモドーロテクニックですが、その効果を最大限に引き出すにはいくつかの注意事項があります。導入前に確認しておきましょう。

作業をリストアップする

作業する手元と資料

その日のタスクを漏れなくリストアップしましょう。このTODOリストからポモドーロ単位でスケジュールを組みます。小さいタスクはいくつかまとめて1ポモドーロ、大きなタスクは複数のポモドーロで分割します。

特に重要なことは、大きなタスクを分割して作業時間の見積もりをだすことです。やることが多く時間がかかりそうな仕事は終わりが見えなく、集中力の低下につながってしまいます。

小分けにした1ポモドーロごとに中間目標を設定し、進捗の達成を実感して集中力とモチベーションを維持しましょう。

時間ごとにメリハリをつける

タイマーをセットして25分間のカウントダウンが始まったら、すぐに集中してタスクに取り組む必要があります。同様にタイマーが鳴ったら、作業を一旦終了して5分間の休憩に入ります。

この切り替えがうまくできないと、集中力が続かない原因になってしまいます。集中したときの作業時間やタスクのボリュームを正確に把握するためにも、「集中」と「休憩」のメリハリをつけましょう

休憩時間を有意義に過ごす

休憩の時間をとる女性

25分間の集中も大切ですが、同じくらい5分間の休憩も大切な時間です。休憩中はコーヒーを飲む、甘いお菓子を食べる、軽い運動をする等、脳や体のリフレッシュにつながる息抜きの時間にしましょう。

メールチェックや電話対応、別のタスクの確認のような、脳を休めることができないことはできる限り避けるのが無難です。次の作業がはかどるように時間を活用しましょう。

※どうしても対応しなければならない用事があるときは?

25分の集中と5分の休憩を1セットで考えて、1セットの合間に時間をつくります。時間がかかりそうな例外タスクが発生したときは、1ポモドーロ分を利用して作業するのもいいでしょう。

マルチタスクはしない

複数の処理を同時に行うことは、集中力を低下させ、生産性に悪影響を与えることにつながります。これはポモドーロテクニックの主旨に反してしまいます。

いくつかの作業がたまっている場合は、優先順位をつけて1つの作業に集中して取り組みましょう。マルチタスクに長けているように見える人は、作業の同時進行ではなく、1つの集中した取り組みの反復なことが多いです。

時間を有効活用できるポモドーロテクニック

ポモドーロテクニックは、集中力を高め作業効率を上げるシステムです。時間の使い方や作業の方法を自分で決めることができる人に効果が大きいです。仕事以外にも、勉強や掃除といったことにも活用することもできます。

タイマーがあれば簡単に始めることができます。試しに取り入れて合わなければやめるでも構いません。時間管理術には個人差や向き不向きがあるので、集中力が続かない、作業がはかどらない等、落ち込む必要はあまりありません。役に立つと思ったら使ってみてください。