手帳活用術・工夫次第でもっと見やすく使いやすくなる

手帳を活用する術を知って、もっと使いやすく見やすいものにしましょう!仕事や勉強計画のために初めて手帳を買った人はもちろん、もっとスケジュール管理に役立つ書き方が知りたい人に手帳活用術を紹介します。

手帳活用術・工夫次第でもっと見やすく使いやすくなる

手帳活用術で見やすくなる!

スマホのアプリやPCでスケジュール管理をする人が多いですが、最近はアナログな手帳を使う人もまた増えてきました。自分好みにカスタマイズしたり、アレンジしたり出来るのは手描きだからこその魅力です。

しかし、手帳を上手に活用できているかと訊かれたら、自信をもって返事が出来ない人も多いでしょう。上手に手帳を使える術を知れば書き込むのが楽しくなり、仕事や勉強といった予定も効率的にこなせるようになります。今回は手帳が見やすく使いやすくなる活用方法をご紹介していきます。

そもそも手帳に書くのはどのタイミング?

手帳を書く女性

初心者の中には、手帳に書き込むタイミングからわからないと困る方もいるでしょう。仕事やアポイントなど、新しく予定が入った時点ですぐに書き込みましょう。重要なのは、新しく予定が入ると分かった時点で書き込むということ!「後で書いておこう」は書き忘れる原因になってしまいます。

また、手帳を確認する癖も身に着けておきたい習慣です。基本的に朝と昼と夜に確認しますが、タスクや予定が多い人は3回以上確認すると、作業のし忘れがなくなり時間も有効に使えるようになります。

手帳を開くタイミング

1.朝の出勤・登校前
2.始業時・最初の授業前
3.昼休み
4.終業時・学校終わり
5.寝る前

手帳を開くタイミングは必ず「朝」「昼」「夜」でなければいけないことはありません。予定を確認したり書き込んだりする以外にも好きな時に開いてOK!こまめに見るクセが付けば、もっと手帳は身近なものになります

手帳を使いこなそう!

手帳を使いこなすために用意しておきたい文房具や知っておきたい小技を紹介していきます。パッと見て内容が分かるように工夫すれば、今まで以上に手帳を開きたくなるはず!

▼ペンを使って見やすくしよう

手帳とボールペン

手帳で使う筆記具はボールペンがおすすめです。ただし、ゲルインクは手帳に書いてからすぐに閉じると見開きのページにインクが付いてしまうので、書いたら一度ティッシュで押さえるか乾くまで待ってから閉じないといけません。待つ時間や手間が面倒であれば、油性インクのボールペンがおすすめです。

沢山の色ペンを使って書き込むと楽しいですし、カラフルで可愛い見た目になります。しかし手帳としてはごちゃごちゃして見づらいですし、どの色がどういう意味を持たせたのかが分からなくなってしまいます。

最低でも2色あった方が見やすいですが、多くても5色に留めておきましょう。多色ボールペンは3~4色入れられるタイプが多いので、手帳で使う色も3~4色がベストです。最近では自分で好きな色を入れてカスタマイズできる多色ボールペンも発売されているので、使い勝手のいいペンを作っちゃいましょう!

ペンの色分け例

2色:黒は仕事とプライベート、赤は重要事項
3色:黒はメモ、赤はプライベートの予定、青は仕事の予定
4色:黒は仕事、赤は重要事項、青はメモ、緑はプライベート
5色:黒は日常メモ、赤は重要事項、青は仕事、緑はプライベート、オレンジは体重などのライフログ

▼付箋で記入欄の拡大!

手帳と付箋

付箋でタスクの管理をするととっても便利です!付箋は100円均一でも様々な色や形、サイズの物が売っているので、2~3種類買って活用しましょう。ただし、何種類か買う場合は形や幅だけでも揃えると、手帳に統一感が生まれます。

優先順位が一目でわかる

1日や1週間の中でやるべきタスクが多い人は優先順位を付けるためにも付箋がおすすめです。例えば「ピンクは今日中に終わらせる」「青は今週中に終わらせる」「黄は時間が空いたら手を着ける」といった具合に、何色の付箋にどういったタスクを書くか決めておくと手を着けるべき作業が一発でわかるようになります。また、タスクが終了したら剥がして捨てればいいので、省スペースな上に何をこなしたか一目瞭然です。

付箋を貼った手帳

流動的な予定をメモする

未確定の予定を手帳に書くときも付箋があると便利です。日時や場所が決定していない、変更の可能性のある予定を付箋に書いて、仮の日時に貼っておきましょう。スケジュールが確定したら手帳に書き写して付箋を捨ててしまえば、いちいち消したり書いたりしなくてよいので、記入欄がスッキリしたまま使えます。

▼シールや略語で省スペース

手帳に書き込めるスペースは限られているので「ミーティング」や「資料作成」と書いていては、他の予定が書き込めなくなる可能性もあります…。また、毎回同じことを書くのは面倒に感じますし、小さなスペースに会議の「議」といった画数の多い漢字を書くのは大変です。

記号や略語、小さなシールを活用してメモスペースを確保するのがおすすめ!例えばミーティングなら「MT」、どこか地名なら「地名の最初の文字だけ書く」、誰かに連絡するときは「電話シールと連絡相手を書く」と、手帳によく書く予定は自分なりのルールを決めておくと効率的です。

居酒屋と書かれた手帳

手帳のレイアウト別活用術

手帳に書く内容といえばスケジュール管理ですが、その日の予定が何時から何時までなのか、予定が被らないようにするのが重要です。手帳の代表的なレイアウト「週間バーチカルタイプ」「レフトタイプ」「マンスリータイプ」の3つの書き方をご紹介します。

▼営業職におすすめ「週間バーチカルタイプ」

週間バーチカルタイプは1日ごとに1時間刻みの時間軸がプリントされており、見開きで一週間の予定を管理できるようになっています。

縦長の時間軸が書かれている部分にスケジュールを書き込むのですが、ここで意識してほしいのが「移動時間もスケジュールに入れる」こと!外出の予定に「○○で展示会・15時から17時」と矢印を使って書くとわかりやすいのですが、移動時間が書き込まれていないために何時までに準備・他業務を終わらせるべきかが手帳を見ただけではわかりません。手帳を開いてパッと見ただけで、いつまでに準備をしておくべきか分かるようにするためにも書き込みましょう。

また、自分だけでなく同僚や上司の予定も書いておくと、優先事項や仕事の進め方を考えやすくなります。

居酒屋と書かれた手帳

▼副業のある人にお勧め「週間レフトタイプ」

週間レフトタイプは、左ページは週間バーチカルタイプ、右ページはフリースペースと見開きになっています。

週間レフトタイプは、バーチカルタイプの手帳と比べると1日に書けるスペースが限られているので、記号や略語を使って、狭い記入欄を有効活用しましょう。といっても、あまり予定を書くと見づらくなってしまうので書き込むなら2~3件、多くても4件に留めておきましょう。毎日4件以上の予定が入るのであれば、週間バーチカルタイプを使うことをおすすめします。

メモページは縦3分の1か4分の1くらいで区切って、その週のToDoリストを狭い方に、メモを広い方に書くと見やすくなります。

▼初心者にもお勧め「マンスリータイプ」

見開きで1か月分のカレンダーが確認できるのが、マンスリータイプです。1日が小さなブロックで区切られている月間ブロックタイプと呼ばれるものが多く、一般的なカレンダーと同じようなデザインになっているため初めて手帳を使う人にもおすすめです。

マンスリータイプは1日に書き込めるスペースが狭いので、習い事やデートといった決まった予定はイラストやシールを使って場所を節約しましょう。

月間ブロックタイプの手帳であれば、上下を区切るように線を引くと仕事・学校とプライベートを分けて管理できるようになります。

マンスリータイプの手帳

活用術でもっと手帳が手放せなくなる

目に見える形で予定や空き時間を教えてくれるのが手帳です。毎日使う手帳だからこそ、上手な活用方法を考えて見やすさや効率化を図れば、知らなかった自分が見えてきます。

毎日手帳を使う中で書き方の基本から、自分のライフスタイル、目的に合った応用的な使い方を模索してみてください!